Datenschutzerklärung
Inhaltsverzeichnis
1. Verantwortlicher
Soldner Medien
87437 Kempten
Deutschland
E-Mail: info@ver-sol.de
2. Art der verarbeiteten Daten
Im Rahmen der Nutzung der webbasierten Vereinssoftware „VerSol“ werden insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
- Bestandsdaten (Name, Anschrift, Kontaktdaten)
- Vereinszugehörigkeiten und Rollen
- Abrechnungs- und Buchungsdaten
- Mitglieds- und Funktionsdaten
- Anmelde- und Zugriffsdaten (An- und Abmeldezeitpunkt, Benutzername, IP-Adresse, User-Agent, Session-ID)
- Chatbot-Eingaben und Chatverläufe (nur bei Nutzung der Chatbot-Funktion)
3. Zweck und Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der Softwareplattform, zur Durchführung vertraglicher Leistungen sowie zur Verwaltung von Vereinsstrukturen.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb der Plattform).
Soweit der Chatbot genutzt wird, erfolgt die Verarbeitung der Eingaben zur Bereitstellung der angeforderten Assistenzfunktion. Chatbot-Anfragen werden an einen technisch angebundenen KI-Dienst übermittelt.
An- und Abmeldeereignisse werden zu Sicherheits-, Nachweis- und Missbrauchspräventionszwecken protokolliert. Zugriff auf diese Protokolle erhalten ausschließlich berechtigte Administratoren.
4. Hosting und technische Umsetzung
Die Plattform wird als Software-as-a-Service betrieben. Hosting erfolgt auf einem virtüllen Server (VPS) innerhalb der EU.
Technische Grundlage bilden:
- Django (Web-Framework)
- PostgreSQL (Datenbank)
- Docker-Containerisierung
Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt (TLS).
5. Mandantenfähigkeit
VerSol ist mandantenfähig aufgebaut. Daten werden strikt vereinsbezogen getrennt verarbeitet. Ein Zugriff erfolgt ausschließlich rollen- und berechtigungsbasiert.
6. Auftragsverarbeitung
Sofern Vereine VerSol zur Verarbeitung von Mitgliederdaten einsetzen, erfolgt die Verarbeitung im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Für die Chatbot-Funktion können weitere Unterauftragsverarbeiter (z. B. Anbieter von KI-Inferenzdiensten) eingebunden sein.
7. Hinweise zur Chatbot-Nutzung
Die Chatbot-Funktion dient als Hilfswerkzeug. Nutzer dürfen keine besonders sensiblen oder vertraulichen personenbezogenen Daten eingeben.
Eingegebene Inhalte können technisch verarbeitet und an den angebundenen KI-Dienst übertragen werden. VerSol blockiert erkennbar sensible Eingaben automatisiert, ein vollständiger Schutz gegen Fehleingaben kann jedoch nicht garantiert werden.
8. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur solange gespeichert, wie dies zur Erfüllung des Vertragszwecks oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.
Protokolldaten zu An- und Abmeldungen werden in der Regel bis zu 12 Monate gespeichert und danach gelöscht, sofern keine längere Aufbewahrung zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen erforderlich ist.
9. Betroffenenrechte
Betroffene haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gemäß Art. 15–21 DSGVO.
10. Datensicherheit
Es werden angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO umgesetzt, insbesondere Zugriffsbeschränkungen, rollenbasierte Rechte, verschlüsselte Übertragung und regelmäßige Datensicherungen.
11. Cookies
VerSol verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, insbesondere Session-Cookies zur Anmeldung und Sicherheits-Cookies für den Schutz von Formularen (CSRF-Schutz). Diese Cookies sind für den Betrieb der Plattform, einschließlich der Chatbot-Funktion, erforderlich und werden nicht zu Tracking- oder Marketingzwecken eingesetzt.
Rechtsgrundlage für den Einsatz dieser notwendigen Cookies ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.